Yrittäjän kilometrikorvaus – toiminimi vai osakeyhtiö

Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen verovapaata kilometrikorvausta. Osakeyhtiön omistaja voi. Ero ei ole muodollisuus, ja se ratkaisee myös sen mitä kirjanpitoon kirjataan — ja mitä ei.

Toiminimi: vähennys, ei korvaus

Liikkeen- ja ammatinharjoittaja ei ole oman yrityksensä työntekijä, joten hän ei voi maksaa itselleen palkkaa eikä verovapaita matkakorvauksia. Rahan nostaminen yrityksestä on yksityisnosto, ei korvaus.

Tilalla on lisävähennys, joka tehdään veroilmoituksella. Tämä on se kohta josta tulee eniten väärinkäsityksiä:

Lisävähennystä ei kirjata kirjanpitoon. Kirjanpitoon kirjataan vain todelliset kulut. Lisävähennys on pelkästään veroilmoituksen erä.

Milloin lisävähennyksen saa

Lisävähennys koskee autoa joka kuuluu yksityisvaroihin, ei elinkeinotoiminnan varoihin. Ehdot:

• Auto on yrittäjän tai hänen puolisonsa omistuksessa. Jos auto on jonkun muun, lisävähennystä ei saa.
• Yksityisajon osuus on vähintään 50 % auton kokonaisajosta verovuonna.
• Elinkeinoajoista on ajopäiväkirja tai muu luotettava selvitys.

Miten se lasketaan

Elinkeinoajon kilometrit × verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärä, miinus ne auton kulut jotka on jo kirjattu kirjanpitoon.

Vuonna 2026 enimmäismäärä on 0,55 €/km. Esimerkki:

• Elinkeinoajoa 1 200 km: 1 200 × 0,55 € = 660 €
• Kirjanpidossa on polttoainekuluja 180 €
• Lisävähennys = 660 € − 180 € = 480 €

Jos auton kuluja ei ole kirjattu kirjanpitoon lainkaan, lisävähennys on koko 660 €.

Jos todelliset kulut ovat suuremmat kuin kilometrikorvauksen mukainen määrä, vähennetään todelliset kulut eikä lisävähennystä tule päälle.

Ajopäiväkirja ei ole muodollisuus

Ilman luotettavaa selvitystä elinkeinoajoista lisävähennystä ei myönnetä. Ajopäiväkirjaan tarvitaan:

• auton kokonaiskilometrit verovuonna
• jokaisesta elinkeinoajosta: alkamis- ja päättymisaika, lähtö- ja määränpaikka (tarvittaessa ajoreitti), matkan pituus ja ajon tarkoitus

Toistuvat matkat samaan paikkaan voi kirjata kertamatkan pituutena ja matkojen lukumääränä vuodessa, mutta kokonaiskilometrit tarvitaan silti.

Verohallinnon omassa ohjeessa on esimerkki, jossa ajopäiväkirjasta puuttuivat kellonajat ja matkojen pituudet. Vähennystä ei hyväksytty, ja päälle tuli veronkorotus perusteettomasta vähennyksestä.

Kun auto kuuluu elinkeinotoiminnan varoihin

Silloin lisävähennystä ei ole. Auton todelliset kulut kirjataan kirjanpitoon ja yksityiskäytön osuus oikaistaan pois. Tämä on usein järkevämpi vaihtoehto kun ajoa on paljon, mutta se vaatii kulujen seurantaa — ja ajopäiväkirjaa tarvitaan tässäkin, yksityiskäytön osuuden selvittämiseen.

Kumpi tapa kannattaa, riippuu ajomääristä ja auton kuluista. Se on laskettava, ei arvattava.

Päiväraha: tämäkin on vähennys

Toiminimiyrittäjä ei saa itselleen päivärahaa vaan lisävähennyksen lisääntyneistä elantokustannuksista. Ehdot ovat tarkat:

• Kyse on tilapäisestä työmatkasta tavanmukaisen toiminta-alueen ulkopuolelle. Matkat omien toimipaikkojen välillä eivät kelpaa.
• Etäisyys: työkohteen pitää olla yli 15 km siitä toimipaikasta tai kodista josta matka alkoi, ja yli 5 km sekä toimipaikasta että kodista.
• Kesto: yli 6 tuntia oikeuttaa osapäivärahan määrään, yli 10 tuntia kokopäivärahan määrään.

Vuonna 2026 kokopäiväraha on 54 € ja osapäiväraha 25 €. Jos matkan hintaan sisältyy kaksi lämmintä ateriaa, enimmäismäärä puolitetaan.

Huomaa kaksi rajoitusta:

• Lisävähennystä ei myönnetä ateriakorvauksen eikä yömatkarahan suuruisena.
• Jos todellisia elantokustannuksia on kirjattu kirjanpitoon, lisävähennys on päivärahan määrä miinus ne kulut.

Varsinaiset matka- ja yöpymiskulut — junalippu, hotelli — vähennetään normaalisti kirjanpidossa kuluina. Ne eivät liity lisävähennykseen.

Myös tässä tarvitaan päiväkohtainen selvitys: todelliset kellonajat, kohteet, etäisyydet ja matkan kesto.

Osakeyhtiö: korvaus, ei vähennys

Osakeyhtiön omistaja joka työskentelee yhtiössään on työntekijä. Hänelle voi maksaa verovapaata kilometrikorvausta ja päivärahaa täsmälleen samoilla ehdoilla kuin kelle tahansa työntekijälle: matkalasku, Verohallinnon enimmäismäärät, ilmoitus tulorekisteriin.

Tämä on käytännössä edullisempi tapa, ja se on yksi niistä asioista jotka kannattaa laskea kun pohtii toiminimen muuttamista osakeyhtiöksi.

Ehdot ja määrät ovat omassa artikkelissaan: Kilometrikorvaus 2026. Yksittäisen matkan voi laskea valmiilla laskurilla: Kilometrikorvaus- ja päivärahalaskuri

Matkakulujen laskuttaminen asiakkaalta

Tämä on eri asia kuin oma vähennys, ja ne menevät usein sekaisin.

Kun laskutat matkakulut asiakkaalta, se on myyntiä. Se on yrityksesi tuloa, ja siitä menee arvonlisävero samalla verokannalla kuin itse palvelusta — matkakulu ei ole erillinen alviton erä vain siksi että se on erillinen rivi laskulla.

Laskutettu summa ei myöskään poista oikeuttasi vähennykseen. Ne ovat kaksi eri asiaa: asiakkaalta saatu korvaus on tuloa, oma lisävähennys tai kirjattu kulu on vähennys.

Sovi asiakkaan kanssa etukäteen laskutetaanko matkakulut, millä perusteella ja onko katto. Se on halvempi keskustelu ennen matkaa kuin laskun jälkeen.

Yhteenveto

Epäselvää? Kysy kirjanpitäjältäsi.